Was ist n8n? Einfach erklärt
n8n (ausgesprochen „n-eight-n“, von nodemation) ist ein Werkzeug, mit dem Ihre Anwendungen miteinander sprechen, ohne dass jemand Daten kopieren und einfügen muss. Es entstand 2019 in Berlin und gehört heute zu den weltweit meistgenutzten Automatisierungsplattformen, vor allem für Projekte mit künstlicher Intelligenz.
Es funktioniert wie eine Tafel, auf der Sie den Ablauf mit Bausteinen zeichnen: „Wenn ein Formular von der Website eingeht, soll die KI es lesen, den Kontakt im CRM anlegen und den Vertrieb benachrichtigen.“ Einmal eingerichtet, läuft der Prozess von selbst, rund um die Uhr, und jeder Schritt wird protokolliert.
Wie funktioniert n8n?
Alles in n8n besteht aus vier Bausteinen:
- Auslöser (Trigger). Was den Prozess startet: ein Formular, eine neue E-Mail, eine WhatsApp-Nachricht, eine Zahlung, eine Zeile in einer Tabelle oder eine bestimmte Uhrzeit.
- Nodes. Jeder Baustein erledigt eine Sache: eine E-Mail lesen, das CRM abfragen, ein KI-Modell aufrufen, eine Rechnung erstellen, eine Nachricht senden. Hunderte Integrationen stehen bereit, und fehlt eine Anwendung, wird sie über ihre API angebunden.
- Logik. Bedingungen („liegt das Budget über X, Geschäftsführung informieren“), Schleifen, Wartezeiten und Datenumwandlung. Und bei Bedarf ein paar Zeilen Code.
- Ausführungen. Bei jedem abgeschlossenen Workflow wird festgehalten, was hineinging, was herauskam und ob etwas fehlschlug – so lässt sich alles prüfen und korrigieren.
Wofür nutzen Unternehmen n8n?
- Kundengewinnung. Jeder Kontakt von der Website, aus einer Anzeige oder über WhatsApp landet mit seinen Daten im CRM, erhält sofort eine Antwort, und die richtige Person wird informiert.
- Verwaltung. Rechnungen und Belege aus dem E-Mail-Postfach werden gelesen, die Daten per KI ausgelesen, an die Buchhaltung übergeben, und fehlende Angaben werden gemeldet.
- Kundenservice. Eingehende E-Mails werden sortiert, eine Antwort wird vorgeschlagen und Dringendes weitergeleitet. Mit einem KI-Agenten für WhatsApp beantwortet es Anfragen und bucht Termine.
- Vertrieb. Angebote werden aus einer Vorlage erstellt, Nachfassaktionen laufen automatisch, und der Vertrieb wird an offene Aufgaben erinnert.
- Reporting. Daten aus mehreren Tools werden gesammelt und jeden Montag als Zusammenfassung der wichtigsten Kennzahlen verschickt.
- Content und Marketing. Inhalte werden veröffentlicht, geplant und für jeden Kanal angepasst, die Ergebnisse festgehalten.
Weitere Ideen finden Sie in unserem Ratgeber zu Prozessen, die Sie mit KI automatisieren können.
n8n und künstliche Intelligenz
Hier glänzt n8n besonders. Es bietet Nodes für die wichtigsten KI-Modelle (OpenAI, Anthropic, Google und weitere) sowie einen KI-Agenten-Node, dem man Tools, ein Gedächtnis und eine Wissensbasis mit den Dokumenten Ihres Unternehmens geben kann. So entstehen KI-Agenten, die nicht nur antworten, sondern Ihre Systeme abfragen und handeln.
Der Vorteil gegenüber KI im Alleingang ist die Kontrolle: Der Agent arbeitet innerhalb eines Workflows mit klaren Regeln, jeder Schritt wird protokolliert, und Sie legen fest, was er allein erledigt und was er an einen Menschen übergibt.
Ist n8n kostenlos? Was kostet es?
- Community Edition (selbst gehostet). Kostenlos für die Nutzung im eigenen Unternehmen: Sie zahlen nur den Server, ab wenigen Euro im Monat. Die Lizenz ist Fair-Code: Sie dürfen die Software für Ihre eigenen Prozesse frei nutzen und anpassen, aber nicht als Dienstleistung weiterverkaufen.
- n8n Cloud. Eine von n8n betriebene Version mit monatlichen Tarifen je nach Anzahl der Ausführungen. Kein Server zu warten.
- Enterprise. Für große Organisationen, die Single Sign-on, erweiterte Berechtigungen und Support brauchen.
Hinzu kommen beim Einsatz von KI die Kosten der Modelle (meist wenige Cent pro Gespräch oder Dokument). Mit konkreten Zahlen erklären wir das in Was kostet KI-Prozessautomatisierung?.
Cloud oder eigener Server?
| n8n Cloud | Eigener Server | |
|---|---|---|
| Start | Sofort | Muss installiert und eingerichtet werden |
| Wartung | Übernimmt n8n | Updates, Backups und Sicherheit liegen bei Ihnen |
| Kosten bei hohem Volumen | Steigen mit den Ausführungen | Praktisch fix |
| Speicherort der Daten | In der Infrastruktur von n8n | Wo Sie es festlegen (zum Beispiel in der Europäischen Union) |
n8n, Make oder Zapier
Zapier ist am einfachsten für simple Workflows; Make ist sehr visuell und bei mittlerem Volumen günstig; n8n ist am flexibelsten für KI, lässt sich selbst hosten und wird mit wachsendem Volumen günstiger. Ausführlich vergleichen wir sie in n8n, Make oder Zapier: welches Tool passt?.
Was Sie vor dem Start wissen sollten
- Es gibt eine Lernkurve. Einfache Workflows sind schnell gebaut, aber Prozesse mit KI, mehreren Anwendungen und Fehlerbehandlung erfordern Erfahrung.
- Wer selbst hostet, muss warten. Updates, Backups, Zugriffsverwaltung und Fehlerüberwachung.
- Personenbezogene Daten brauchen Schutz. Zugriffe sind zu begrenzen, geeignete Anbieter zu wählen und die Verarbeitung DSGVO-konform zu dokumentieren.
So starten Sie mit n8n
- Wählen Sie einen wiederkehrenden, häufigen Prozess mit klaren Schritten: zum Beispiel Website-Kontakte ins CRM übernehmen.
- Skizzieren Sie den Ablauf: Was löst ihn aus, welche Schritte gibt es, welches Ergebnis erwarten Sie?
- Bauen Sie ihn, testen Sie ihn mit echten Fällen und messen Sie die eingesparten Stunden, bevor Sie den nächsten angehen.
Wenn Sie das lieber uns überlassen: Bei Mavagna konzipieren, bauen und betreuen wir KI-Automatisierungen auf Basis von n8n – dokumentiert und in Ihren eigenen Konten. Fragen Sie eine Analyse an, und wir sagen Ihnen, welche Prozesse Sie zuerst automatisieren sollten.