Was den Preis einer KI-Automatisierung bestimmt
Zwei Projekte, die beide „Rechnungen automatisieren“, können sehr unterschiedlich viel kosten. Diese Faktoren wiegen am schwersten:
- Anzahl der Prozesse und Schritte. Ein Formular ins CRM zu übertragen ist etwas anderes, als Rechnungen zu lesen, mit der Bank abzugleichen und Zahlungsausfälle zu melden.
- Zu verbindende Tools. Anwendungen mit guter API lassen sich schnell integrieren; ältere oder solche ohne direkte Anbindung erfordern mehr Arbeit.
- Rolle der KI. Eine E-Mail zu klassifizieren ist einfach; ein KI-Agent, der mit Kunden spricht und in Ihren Systemen handelt, braucht Konzeption, Tests und Überwachung.
- Datenqualität. Sind die Informationen unordentlich oder verstreut, müssen sie zuerst geordnet werden.
- Datenschutzanforderungen. Eigene Server, in der Europäischen Union gehostete Modelle oder DSGVO-Dokumentation bedeuten mehr Aufwand und sind notwendig, wenn sensible Daten verarbeitet werden.
Richtpreise auf dem spanischen Markt
Diese Spannen spiegeln die Preise wider, die Agenturen und Berater in Spanien 2026 veröffentlicht haben. Sie dienen als Orientierung, damit Sie wissen, womit Sie rechnen können – kein fester Tarif:
| Art des Projekts | Richtwert Anfangsinvestition | Übliche Dauer |
|---|---|---|
| Einfache Automatisierung zwischen zwei Tools | Einige Hundert Euro | Tage |
| Prozessanalyse mit Automatisierungsplan | Von einigen Hundert bis 1.500 € | 1–2 Wochen |
| Selbstständige oder Kleinstunternehmen: mehrere KI-Automatisierungen | 2.500 – 5.000 € | 3–4 Wochen |
| Automatisierung der Verwaltung (Rechnungen, Dokumente) mit KI | 5.000 – 12.000 € | 4–6 Wochen |
| KI-Agent für Kundenservice oder Vertrieb | 5.000 – 15.000 € | 4–6 Wochen |
Monatliche Kosten, die Sie berücksichtigen sollten
- Automatisierungsplattform. n8n lässt sich sehr günstig auf einem eigenen Server betreiben; Make und Zapier berechnen nach Volumen der Operationen oder Aufgaben. Wir vergleichen sie in n8n, Make oder Zapier: Was passt zu Ihnen?.
- Nutzung der KI-Modelle. Bezahlt wird nach Verbrauch; für die meisten KMU sind das einige Euro oder einige Zehn Euro im Monat.
- Wartung und Verbesserungen. Tools ändern sich, und Abläufe müssen angepasst werden. Eine übliche Wartung kostet etwa 200 bis 800 € im Monat, je nach Anzahl der Automatisierungen.
So berechnen Sie, ob es sich lohnt
Verwenden Sie diese einfache Formel:
Monatliche Einsparung = eingesparte Stunden pro Monat × Stundenkosten der Person, die die Aufgabe erledigt hat
Wenn eine Person 25 Stunden im Monat mit Datenerfassung verbringt und das Unternehmen 20 € pro Stunde kostet, beträgt die Einsparung 500 € im Monat. Ein Projekt für 3.000 € hätte sich nach etwa sechs Monaten amortisiert – ohne die geringere Fehlerquote und die schnelleren Antworten an Kunden mitzurechnen.
Deshalb beginnen wir bei Mavagna mit einer Analyse: Wir messen die tatsächlichen Stunden jeder Aufgabe und schlagen Ihnen zuerst vor, was sich am schnellsten amortisiert. Sie können sie hier anfragen.
So senken Sie die Kosten
- Beginnen Sie mit einem einzigen Prozess mit hohem Volumen und geringem Risiko.
- Nutzen Sie die Tools, für die Sie bereits bezahlen, bevor Sie neue einführen.
- Wählen Sie eine Plattform, die mit wachsendem Volumen nicht teurer wird.
- Verlangen Sie ein Festpreisangebot mit messbaren Zielen.
Wenn Sie Ideen suchen, wo Sie anfangen können, sehen Sie sich die 12 Prozesse an, die am häufigsten mit KI automatisiert werden.